Этикет электронной почты

Трудно встретить современного пользователя интернета, который не пользуется электронной почтой — ведь именно она является самым популярным средством для связи. В личной переписке вы можете писать LOL и не испытывать никаких угрызений совести. Но при общении с клиентами необходимо придерживаться определенных стандартов — правил сетевого этикета.

  • Краткость и четкость изложения. Никто не будет читать письмо, которое по объему немногим меньше «Войны и мира».
  • Пишите для людей. Расшифровывайте сокращения — клиенты могут о них ничего не знать. А еще забудьте о сленге и матерных выражениях. Кому приятно, когда говорят на непонятном языке да еще и ругаются?
  • Понятная тема письма. Если она будет вызывать сомнение, то пользователь может удалить сообщение даже не открывая.
  • Форматирование и четкая структура. Текст разбивается на абзацы, которые видно с первого взгляда. Не забывайте использовать нумерованные и маркированные списки.
  • При отправке письма нескольким людям позаботьтесь о том, чтобы они не могли видеть адреса электронной почты друг друга. Для этого используйте поле «Скрытая копия» при отправке сообщений.
  • Старайтесь использовать обычный текст, а не HTML. Дело в том, что существует множество почтовых клиентов, которые не могут справиться с его обработкой.
  • Не стоит вставлять изображения в письма — это только увеличит время, необходимое на передачу. Если картинка действительно нужна, то лучше разместить ее на сайте и сообщить URL.
  • Основное содержание письма нельзя передавать в виде прикрепленного DOC, XLS или PDF-файла. Во вложениях должны быть только сопутствующие документы.
  • Передавать сжатые файлы нужно очень осторожно. Необходимо быть уверенным, что пользователь умеет пользоваться архиватором. В противном же случае он просто не сможет открыть документ.
  • Не прикрепляйте файлы, размер которых больше 2 мегабайт. До сих пор встречаются сервера, которые запрещают передачу файлов большого размера.

Пост опубликован: 07.07.2011